Тема 2. Управленческая документация (УД).

Цель: Ознакомиться с содержанием управленческих документов, стилем изложения, разглядеть структуру управленческих документов, требования к оформлению.

№ п/п Задание Содержание
Понятие «управленческий документ» Управленческий документ -пакет официальных документов, составленных по определённой форме и содержащих определенную управленческую информацию.
Раскройте главные требования к составлению и оформлению управленческих документов Содержание управленческого документа – вся включенная информация Тема 2. Управленческая документация (УД)., основной компонент которой текст, т.е. выраженная средствами служебно - делового языка суть управленческого решения и вытекающие из него действие. Второстепенный информационный компонент: - в деловых письмах - приветствие, воззвание к адресату, заключительная формула вежливости. - в приказах и распоряжениях - преамбула. - в служебных записках – выводы и предложения подытоживающие текст.
Требования ГСДОУ, предъявляемые Тема 2. Управленческая документация (УД). к управленческим документам В согласовании с требованиями ГСДОУ управленческий документ должен: − содержать достоверную и аргументированную информацию, т.е. основываться на фактах. − увязываться с документами, ранее изданными по данному вопросу, по не дублировать их содержание. − не противоречить законодательству, нормативно – правовым актам и организационно - распорядительным документам, регламентирующим порядок и правила воплощения вида Тема 2. Управленческая документация (УД). деятельности, освещаемого в документе. излагаться ясно, внушительно и ёмко, но вкупе с тем коротко.
Каким образом должен быть оформлен управленческий документ (язык, размещение реквизитов) Управленческие документы составляются на российском либо государственном языке.
4.1. Издаваемый государственным субъектом РФ и обращающийся лишь на его местности
4.2. Издаваемый государственным субъектом РФ и обращающийся Тема 2. Управленческая документация (УД). за пределами его местности
5. Раскройте типовую структуру управленческого документа. Каким образом происходит структуризация его составных частей.
6. Охарактеризуйте функциональное предназначение составных частей управленческого документа 1. Вводная часть – заключается в конкретизации сущности излагаемого вопроса (1-2 предложения) 2. Основная часть – состоит в поочередном изложении разных качеств вопроса (1-3 и поболее абзацев) 3. Заключительная часть - изложение выводов и предложений Тема 2. Управленческая документация (УД)., просьб, требований, напоминаний (1 абзац, 2-3 предложения)
7. Какие виды бланков вы понимаете, в чем состоит особенность каждого из их, в каких случаях их следует использовать. виды бланков документов: - общий бланк (употребляют для производства всех видов документов, не считая письма. Общий бланк зависимо от учредительных документов организации содержит в себе Тема 2. Управленческая документация (УД). реквизиты 01 (02 либо 03), 08, 11, 14.); - бланк письма (бланк письма зависимо от учредительных документов организации содержит в себе реквизиты 01 (02 либо 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, по мере надобности, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20); - бланк определенного вида документа (бланк определенного вида документа, не считая письма, зависимо от учредительных документов организации содержит в себе реквизиты 01 (02 либо 03), 08, 10, 14 и, по мере Тема 2. Управленческая документация (УД). надобности, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.).
8. Приведите примеры продольного и углового расположения реквизитов на бланке письма (на примере хоть какой организации) Бланк письма с угловым расположением реквизитов. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.
9. Какие неотклонимые элементы в согласовании с ГОСТ Р 6.30-2003 входят в состав реквизитов Тема 2. Управленческая документация (УД). управленческих документов При подготовке и оформлении документов употребляют последующие реквизиты: 01 - Муниципальный герб Русской Федерации; 02 - герб субъекта Русской Федерации; 03 - эмблема организации либо товарный символ (символ обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной муниципальный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код предпосылки постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные Тема 2. Управленческая документация (УД). данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления либо издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати Тема 2. Управленческая документация (УД).; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об выполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в компанию; 30 - идентификатор электрической копии документа.
10. Укажите главные особенности дизайна и расположения всех реквизитов управленческих документов
10.1 01.изображение муниципальный Герба РФ Муниципальный герб Русской Федерации помещают на бланках Тема 2. Управленческая документация (УД). документов в согласовании с Федеральным конституционным законом "О Муниципальном гербе Русской Федерации" (Собрание законодательства Русской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
10.2 02. изображение герба субъекта РФ Герб субъекта Русской Федерации помещают на бланках документов в согласовании с правовыми актами субъектов Русской Федерации.
10.3 03. изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака либо знака обслуживания Тема 2. Управленческая документация (УД).). Эмблему организации либо товарный символ (символ обслуживания) помещают на бланках организаций в согласовании с уставом (положением об организации).
10.4 04. указания на код приятия. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору компаний и организаций (ОКПО).
10.5 05. указание на основной, муниципальный регистрационный номер предприятия. Основной муниципальный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в Тема 2. Управленческая документация (УД). согласовании с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
10.6 06. указание на личный номер налогоплательщика – код предпосылки постановки на учёт (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код предпосылки постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в согласовании с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
10.7 07. указание на код формы документа. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору Тема 2. Управленческая документация (УД). управленческой документации (ОКУД).
10.8 08. наименование предприятия. Наименование организации, являющейся создателем документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Русской Федерации, имеющих вместе с государст-венным языком Русской Федерации (русским) муниципальный Тема 2. Управленческая документация (УД). язык субъектов Русской Федерации, печатают на 2-ух языках. Наименование организации на муниципальном языке субъекта Русской Федерации либо ином языке располагают ниже либо справа от наименования на муниципальном языке Русской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже Тема 2. Управленческая документация (УД). полного либо за ним. Наименование филиала, территориального отделения, консульства указывают в этом случае, если оно является создателем документа, и располагают ниже наименования организации.
10.9 09. справочные данные о предприятии. Справочные данные об организации содержат в себе: почтовый адресок; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке Тема 2. Управленческая документация (УД)., адресок электрической почты и др.).
10.10 10. наименование вида документа Наименование вида документа, составленного либо изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
10.11 11. дата документа. Датой документа является дата его подписания либо утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата Тема 2. Управленческая документация (УД). действия. Документы, изданные 2-мя либо более организациями, обязаны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: денек месяца, месяц, год. Денек месяца и месяц оформляют 2-мя парами арабских цифр, разбитыми точкой; год - 4-мя арабскими цифрами. К примеру, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой Тема 2. Управленческая документация (УД). метод дизайна даты, к примеру 05 июня 2003 г., также оформление даты в последовательности: год, месяц, денек месяца, к примеру: 2003.06.05.
10.12 12. регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного Тема 2. Управленческая документация (УД). вместе 2-мя и поболее организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания создателей в документе.
10.13 13. ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа содержит в себе регистрационный номер и дату документа, на который Тема 2. Управленческая документация (УД). должен быть дан ответ.
10.14 14. указание на место составления либо издания документа. Место составления либо издания документа указывают в этом случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления либо издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно содержит в себе только принятые сокращения Тема 2. Управленческая документация (УД)..
10.15 15. сведения об адресате. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные либо физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ посылают в Тема 2. Управленческая документация (УД). несколько однородных организаций либо в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют перечень рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может заходить почтовый адресок. Элементы почтового адреса Тема 2. Управленческая документация (УД). указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в компанию указывают ее наименование, потом почтовый адресок. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, потом почтовый адресок.
10.16 16. указание на гриф «Утверждение документа». Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) либо специально издаваемым документом. При Тема 2. Управленческая документация (УД). утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинноватой строчки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают Тема 2. Управленческая документация (УД). на этом же уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж-дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ либо УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
10.17 17. резолюция. Резолюция, написанная на документе подходящим должностным лицом, содержит в себе фамилии Тема 2. Управленческая документация (УД)., инициалы исполнителей, содержание поручения (по мере надобности), срок выполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
10.18 18. заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту содержит в себе короткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: - о чем (о Тема 2. Управленческая документация (УД). ком)?, к примеру: Приказ о разработке аттестационной комиссии; - чего (кого)?, к примеру: Должностная аннотация ведущего профессионала. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
10.19 19. отметка постановке документа на контроль. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буковкой "К", словом либо штампом "Контроль".
10.20 20. текст документа. Текст документа составляют Тема 2. Управленческая документация (УД). на муниципальном языке Русской Федерации либо на муниципальных языках субъектов Русской Федерации в согласовании с законодательством Русской Федерации и субъектов Русской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста либо в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого Тема 2. Управленческая документация (УД). объекта должны быть выражены именованием существительным в именительном падеже либо словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа реального либо прошедшего времени ("имеете", "владеете" либо "были", "находились" и т.д.). Свойства, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строчки таблицы обязаны иметь заглавия, выраженные именованием существительным в именительном Тема 2. Управленческая документация (УД). падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной страничке, графы таблицы должны быть пронумерованы и на последующих страничках должны быть написаны только номера этих граф. Связный текст, обычно, состоит из 2-ух частей. В первой части указывают предпосылки, основания, цели составления Тема 2. Управленческая документация (УД). документа, во 2-ой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, советы. Текст может содержать одну заключительную часть (к примеру, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, приготовленного на основании документов других организаций либо ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - создателя документа, дату Тема 2. Управленческая документация (УД). документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах едино-началия, также документах, адресованных управлению организации, текст излагают Тема 2. Управленческая документация (УД). от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, устанавливающих права и Тема 2. Управленческая документация (УД). обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, аннотация), также содержащих описание, оценку фактов либо выводы (акт, справка), употребляют форму изложения текста от третьего лица единственного либо множественного числа ("отдел производит функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). В письмах употребляют последующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим навести Тема 2. Управленческая документация (УД).", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю нужным", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает вероятным").
10.21 21. отметка о наличии у документа приложения. Отметку о наличии приложения, нареченного в тексте письма, оформляют последующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не Тема 2. Управленческая документация (УД). нареченное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, к примеру: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и дизайна документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число Тема 2. Управленческая документация (УД). листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют последующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все обозначенные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют последующим образом Тема 2. Управленческая документация (УД).: Приложение: на 3 л. в 5 экз. исключительно в 1-ый адресок. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, аннотации, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать строчными знаками, также центрировать это Тема 2. Управленческая документация (УД). выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинноватой строчки.
10.22 22. подпись. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите Тема 2. Управленческая документация (УД). "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинноватой строчки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответственной занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают Тема 2. Управленческая документация (УД). на этом же уровне. При подписании совместного документа 1-ый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в согласовании с рассредотачиванием
10.23 23. гриф согласования документа Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с Тема 2. Управленческая документация (УД). которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Если согласование производят письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют последующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Русской академии мед наук от 05.06.2003 N 430-162
либо
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Русской гос страховой компании "Росгосстрах" от 05.06.2003 N 10

10.24 24. виза согласования Тема 2. Управленческая документация (УД). документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа (дальше - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. При наличии замечаний к документу визу оформляют последующим образом:
Замечания прилагаются Управляющий юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе Тема 2. Управленческая документация (УД)., подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части обратной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого посылают из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Может быть оформление виз документа на отдельном листе Тема 2. Управленческая документация (УД). согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.


tema-2-teoriya-konstitucii.html
tema-2-tipi-strategij-razvitiya-firmi-strategicheskogo-menedzhmenta.html
tema-2-torgovo-tehnologicheskij-process-uchebno-metodicheskoe-posobie-po-discipline-logisticheskij-menedzhment-distribyucii.html